简介

协同办公系统(Newsoft Cooperative Office System)是一款基于Java EE技术和AJAX技术的跨平台的办公系统，旨在增强集团企业管控力度，简化企业办公流程和提升员工工作效率。协同办公系统是集团企业开展日常办公的基础平台，实现了集团企业办公流程的无纸化、规范化和可控化；提供多种企业内部通信方式，使信息交流更加快捷流畅；建立快捷易用的信息发布和交流的平台，使企业能够及时向员工传递企业发展动态； 实现与现有的信息系统进行了无缝集成，初步实现企业内部门户功能；实现了一个集成的办公环境，让集团众多企业的所有员工能够利用网络实现跨公司、跨部门、跨地域的高效的协同工作。

协同办公系统功能

系统包括内部通信、业务审批、综合行政、个人事务、资源管理及系统管理等几大部分，其功能结构如下图所示：

 

各个模块简单介绍如下：

1. 电子邮件系统是一种为用户提供在“局域网”、“互联网”上进行电子邮件收发的邮件服务系统，它主要包括：收、发电子邮件，查询、删除及移动，邮件导入、导出管理，邮箱管理等功能；
2. 手机短信借助短信平台，将手机与协同办公系统结合到一起，通过系统可以向用户发送单位或者个人的各种信息，即使出差在外地或不在办公室无法登录管理系统，也都能及时方便的进行沟通，降低企业成本；
3. 信息发布主要用于发布公司的通知公告、公司新闻、业务动态等信息；
4. 资源中心主要是系统管理员用来管理公司的共享资源信息，建立公司的知识库，全面、动态的知识库管理与信息发布，有效管理每一个文档，进行全文检索，实现信息的分类、控制、共享与利用。如常用表格、公司制度、宣传栏、各部门资源、法律法规、公用资源、常用公司logo等等，资源维护；
5. 发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序，可以根据业务的需要对其中的处理环节进行适当的调整；
6. 收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序；
7. 请假申请涉及假期登记、销假、请假申请、查询等功能；
8. 用车申请主要对公司内部车辆的登记、申请及使用情况的管理；
9. 内部审批是对需要审批的文件进行起草，填写完后送相关人员进行审批、处理及传阅，最后进行归档；
10. 合同会签是在业务部门签订项目合同时，需要在各部门、公司领导间进行合同会答，有关人员起草合同会签申请单，由相关领导及律师进行审批，最后打印盖章；
11. 盖章借证是实现公司、部门等在发文时根据公文类型选择不同的印章进行盖章；
12. 人事审批是对于人事任免、岗位变更等情况时，由人事管理员起草人事审批文件，填写相关内容后送相关人员处理；
13. 待办事宜中包含待办箱、缓办箱、已办箱、催办箱、督办箱、最近处理，根据流程实例的不同状态存放在相应的文件夹中，以便相关处理人进行处理；
14. 传阅专区是在流程中设置了直接传阅的相关人员，相关人员即可查看该流程实例内容；
15. 个人跟办可以查看在流程中设置了跟办的流程实例内容；
16. 个人收藏功能需求是个人用户可以根据自己的要求，将所关心的流程实例收藏到特定的目录下，以方便进行查找和阅读；
17. 记事本提供用户对日常工作的记事功能，并能对在项目和任务的完成中的一些心得和要点进行记录，实现个人备忘及知识的积累；
18. 日程管理利用日程表进行日程规划与安排，系统根据日程安排的情况进行组织及提醒；
19. 个人设置是个人用户可以根据自己的需求进行个人参数的配置，快捷方式的设置，添加自定义用户组，设置个人审批词以及授权委托等操作；
20. 修改密码是个人用户修改登录OA系统的密码以确保个人信息的安全性；
21. 全文检索分收文、发文、邮件等模块检索。授权用户可以选择权限范围内的单个或多个模块进行检索；
22. 组织机构是用来管理业务部门，为系统提供基础业务数据维护；
23. 用户管理主要是系统管理员用来管理用户信息，为系统提供基础业务数据维护；
24. 权限管理是系统管理员用来分配角色具有的系统权限，包括系统功能权限、关键操作功能权限等；
25. 流程设计是通过图型化的界面对工作流程进行自定义，可根据不同的需求进行相应的设计；
26. 流程监控是通过系统监控和跟踪工作流运行的情况；
27. 系统设置是系统管理员对一些配置项进行相应的配置，包括发文号设置、邮件服务器设置、流程输入项设置等；
28. 日志管理系统在运行和使用过程当中，会记录系统日志及用户操作日志，系统管理员或者授权的维护人员可以对系统日志进行查看，以便于系统数据安全的跟踪、查找、维护；
29. 清风论坛为企业员工提供了一个讨论问题、学习知识的开放场所。该模块包括论坛管理、用户发帖、浏览论坛等；

 

协同办公产品特点

集团化多组织

协同办公系统依据向下控制、平级互不干涉原则实现对集团化的体系结构，以公司为主体，各公司之间互相独立，又可满足上级公司对下级公司的管理和指导，充分满足跨组织的协同办公和数据交互，全面实现集团公司用户无缝的业务互动和工作沟通，从而减少中间环节，可以有效的提升工作效率。同时协同办公系统支持跨层级、跨公司和跨部门的一人多岗管理，可以根据该用户在不同公司的职能分别设置对应权限。

纯WEB流程设计

协同办公系统采用纯WEB方式的流程设计，无需任何插件，无需繁琐配置，在任何一台安装有Internet Explorer(即IE)的浏览器上均可使用。所见即所得的操作界面，操作简单而灵活，极大降低了用户学习的成本和维护的成本。

首创跳转和退回，流程处理更灵活

权限管理更符合集团企业管控需要

完善的日志审计

 

移动办公系统简介

移动办公系统(Newsoft Mobile Office System)，是以手机、PDA、平板电脑等便携终端为载体，将便携终端、无线网络、协同办公系统三者有机结合实现的移动信息化系统，真正实现任何办公地点和办公时间的无缝接入，提高了办公效率。移动办公系统是协同办公系统的扩展和延伸，功能包括电子邮件收发、公文批阅、通知公告、日程管理、文件检索和通讯录等等，帮助企业用户摆脱时间和空间的限制，随时随地处理工作，增强协作、提高效率。

移动办公系统构架

移动办公系统由移动OA客户端、移动OA后台服务和移动OA接口服务三部分组成，三部分之间紧密关联，通过相互协作实现办公系统在便携终端的延伸，实现用户按需办公。

 

移动办公系统功能

移动OA客户端

1. 支持Office格式文件、图片、TXT文件等多种格式文件的直接阅读；
2. 支持附件资料的下载；
3. 支持数据加密访问，实现数据传输的安全；
4. 支持协同办公系统中对流程处理的大部分操作，包括最新的退回和跳转功能；
5. 支持个人日程的查阅；
6. 支持电子邮件、公文、综合事务、通知公告等模块的检索，并且支持对检索结果的直接操作；
7. 支持从通讯录直接拨打电话，使内部通讯更加方便快捷。

移动OA后台服务

1. 支持同时接入多套协同办公系统；
2. 支持https传输加密服务；
3. 支持用户接入移动OA后台服务的访问控制；
4. 支持手机炸弹，保证在便携终端遗失的情况下，移动OA客户端不被非授权使用。

移动办公产品特点

1. 非数据依赖性

2. 支持多种便携终端

3. 安全性技术

4. 文件预览的图片化处理

5. 可同时支持多套协同办公系统

6. 远程数据交换

7. 授权许可使用